我们是怎样应用PC-1500机解决会计电算问题的

张欲仁


在会计电算工作上,多数企业采用了微型计算机。但就地方煤矿而言,在短期内普及微机是不现实的。因为大多数地方煤矿都是政策性亏损企业,依靠国家贴补过日子。由于受经济条件的限制,不可能在会计电算化上花许多钱。我公司采取了一种过渡形式,就是从PC-1500机起步,逐步创造采用微机的物质条件和技术条件。PC-1500袖珍计算机,是一种体积小,价格低廉,易学易懂,使用方便的电算设备。两年多来,我们用这种袖珍计算机进行培训,练兵,并陆续开发了财务报表汇总,原材料,动力消耗情况分析,油页岩成本计算、辅助生产费用代数分配法,总分类核算等软件,解决了一部分会计电算问题。为了进一步发挥袖珍计算机的作用,1987年初,我们又提出一个大胆的设想,在PC-1500机上开发“煤炭成核算体系”电算软件,开辟一条“用小机器解决大问题”的路子。这个核算体系包括:材料核算、工资核算、费用归集,主要技术经济指标核算,辅助生产费用分配,车间经费、企业管理费核算,产品成本计算及成本分析等全部成本核算过程。经过七个多月的艰苦劳动,终于在1987年10月,使这个设想变成了现实。现在,我公司所属各矿已普遍应用了PC-1500机,都在不同程度上解决了会计电算问题,大大地减轻了劳动强度,提高了核算工作质量和工作效率,加强了经济活动分析工作。1988年4月,省财政厅、省煤炭工业局,市经委、市财政局等部门,在我公司联合召开了“PC-1500机会计电算评议会”。与会的会计专家和计算机专家们,对我公司开发的袖珍机会计电算软件进行了评议。一致认为这些软件设计合理,整个核算过程完全符合“吉林省国营企业会计电算化工作暂行规定”和现行会计制度的要求,运行效果良好,有推广使用价值。省煤炭工业局决定在十四家地方煤矿推广应用我公司开发的电算软件。

一、软件简介

两年来,我们共开发PC-1500机会计电算软件十五项,现就其主要的简单介绍如下:

(一)、总分类核算电算软件:这个软件的功能是,把记帐凭证(收款凭证、付款凭证、转帐凭证)的数据逐张向计算机输入,由计算机自动生成日记帐,科目汇总表,总帐和资金平衡表。这个软件已在各直属煤矿普遍推行。在电算化之前,各矿总分类核算的情况是,有的采用多栏日记帐形式,有的采用科目汇总形式。这两种形式各有千秋.前者的优点是能够序时反映企业的全部经济活动情况,找帐对帐甚为方便,但工作量大,费时费力;后者虽然省工省力,但找帐对帐很不方便。实行电算后的总分类核算,则集中了上述两种形式的优点,使总分类核算能够既序时又分类地反映情况,找帐对帐非常方便。提高了工作效率,保证了数字的准确。特别是到月末,可以为编表工作省出两个小时的时间。

(二)、材料核算电算软件:实行材料核算的条件和要求是:1、材料明细帐设在仓库,由仓库保管员负责记数量,财务部门的稽核员负责记金额;2、实行计划价格;3、对材料要进行科学编号;4、把原来的材料稽核和材料费用分配两道工序合并为一道工序,即在材料稽核的同时,进行材料费用分配;5、材料价格差异必须按月计算,按月分摊。这个软件的功能是,把每张料单的数逐张输入计算机,由计算机循序地完成下列工作:①料单核价,②累加本月出入库金额;③审核相关数据是否吻合,④结出每一个品种和每一本帐的收、支、存的数量和金额,⑤编制材料资金收支月报,⑥编制材料费用分配表。这个软件投入运行后的效果是:①减轻了劳动强度,工作效率比过去提高了一倍。②保证了数字的准确性,节省了大量的查找和订正错误的时间。③进一步加强了会计工作,比如过去有的单位往往把分推材料价格差异当成平衡产品成本的工具,按当月成本情况来确定是否要分推材料价差和分推多少价差。实行电算之后,则由计算机自动进行计算和分推,杜绝了过去那种不正确的做法。

(三)、工资核算电算软件:这个软件要完成的任务是工资汇总,工资统计和工资分配。原来的情况是,各基层单位,劳资部门、统计部门、财务部门以及成本计算部门,为完成各自的统计任务,要分别对原始数据进行审核和整理,存在许多重复劳动,而且统计的口径互不一致。实行电算之后,把上述各部门的统计任务集中由计算机来完成,叫做“毕其功于一役”,这个软件的功能是,把每张工资结算单的数据,逐张地输入计算机,由计算机进行复核后,自动生成下列各项数据:①为各基层单位提供工资汇总数据;②为劳资部门提供各类人员的工资统计数据;③为劳资部门提供工资构成的统计数据;④为统计部门提供计算效率的人工数据;⑤为劳资部门提供合同工的工资数据;⑥为工资发放部门提供工资发放数据;⑦为成本计算部门提供工资分配数据;⑧为财务部门提供福利费的提取数据,并把上列各项数据的累计数存于磁带,供随时调用。这个软件投入运行后,简化了许多核算环节,提高了工作效率,每月可以节约十二个劳动工日,并保证了数字的完整和准确。

(四)、成本核算电算软件:这个软件的设计要点是:

1、成本核算的信息吞吐量很大,要想袖珍机完成成本核算任务,首先要在节省内存上下功夫。我们在节省内存上采取了三项措施:一是采用程序链接技术。二是核定内存分配使用指标。三是采用申请大数组,使数组据有公用性,可以反复利用。

2、地方煤矿除按财政部门规定提报成本报表之外,还要按煤炭主管部门规定,提报专业成本报表。成本核算电算必须满足上述两方面要求,编出两套成本报表。

3、成本核算电算既要完成成本计算任务,又要完成成本分析任务,同时还要对各生产车间的成本数据,实行信息反馈。

4、为提高数据的计算精度,辅助生产费用采用代数分配法。

按上述要点设计的成本核算电算软件的功能是,把原始数据向计算机输入后,计算机可以自动循序地完成下列工作:①按成本项目归类生产费用,提供与总帐对帐的数据;②辅助生产费用分配;③编制企业管理费明细表;④编制全矿和各车间的车间经费明细表;⑤计算主要技术经济指标;⑥编制原材料,动力消耗情况分析表;⑦计算采煤,掘进的直接成本;⑧编制生产费用表;⑨按煤炭专业要求编制全矿和井口的原煤成本计算表;⑩按财政部门要求编制产品成本报表;⑾编制成本分析表。这个软伴在1987年10月正式投入运行,几个月来的运行情况良好,工作效率比手工操作提高了几倍,它的运行成功,标志着我公司会计电算又向前跃进了一步,它有力地说明小机器也以可解决大问题。

二、两点体会

第一点体会:实行会计电算化应该有一个切实可行的工作方案,在方案中要有一个正确的指导思想,使会计电算工作能够有步骤地沿着正确的轨道前进。我们的指导思想可归纳为:“四条宗旨,一个目标,一个原则,一个基础”。四条宗旨是:1、加快财务信息的反馈速度,为矿长赢得提前决策的时间;2、准确、及时、完整地编制成本报表,满足各级领导机关财务信息的需求;3、减轻劳动强度,提高工作效率,使会计工作人员从繁琐的日常工作中解脱出来,集中更多的精力从事经济活动分析工作;4、简化核算环节,改进核算方法,使核算工作向着广、深、精方面发展。一个目标是力争用小机器解决大问题。一个原则是严格遵守会计法令。对违反法令的原始数据,不准向计算机输入。一个基础是要夯实会计核算的基础工作。我们把这个电算化工作方案,称之为“4111”方案,这个方案对我们今后的会计电算工作,将继续发挥作用。

第二点体会:吉林省财政厅制定的国营企业会计电算化工作暂行规定指出“为便于各级主管部门统一管理和将来联网及数据汇总的需要,目前提倡长城系列或IBM-PC系列微型计算机”。我们认为,这个提法是非常必要的。如果不把会计电算的机型大体上统一起来,将会给主管部门汇总和共享软件资源上造成麻烦。但是在提倡采用微机的同时,不应小看属于同一系列的袖珍机的作用,对那些暂时没有条件采用微机的单位,可以先从PC-1500机起步实行一段过渡,逐步创造采用微机的条件。几年来的实践告诉我们,PC-1500机不仅能解决某些单项核算问题,而且也能解决较大的系统核算问题。在实现袖珍机向微机过渡之后,袖珍机还可以继续发挥它的作用,它可以作为微机的外围设备,同微机配合起来将会增强会计电算的效果。我们相信,既强调提倡采用微机,又不排斥采用同一系列的袖珍机,这个两条腿走路的办法,将会加快整个会计电算化的进程。


本文发表于1988年《地方煤矿》第9期


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